Was sind Aktivitäten und wie unterscheiden sie sich von Aufgaben oder Tickets?

Aktivitäten werden für die Zeiterfassung benötigt.

In ZeyOS ist das Projekt-Managment auf drei Apps verteilt. Ein Projekt enthält Aufgaben und Aufgaben bestehen aus einzelnen Aktivitäten.

Projekte helfen ihnen Ihre Projekte von Anfang bis Ende zu verfolgen.

Mit Aufgaben organisieren Sie die anfallende Arbeit effizient und können diese Mitarbeitern zuweisen.

Aktivitäten bieten Ihnen die Möglichkeit, den Zeitaufwand zu erfassen. Es ermöglicht die rasche Bewertung der Arbeitsstunden und hilft Ihnen bei der Verwaltung der zeitlichen Ressourcen.

Ein Beispiel: Angenommen Sie möchten eine neue Webseite erstellen - ein umfangreiches Projekt, also erstellen Sie das Projekt 'website'. Innerhalb dieses Projekts sammeln sie alle Aufgaben, die dazu notwendig sind wie 'layout' oder 'domain'. Diese Aufgaben bestehen genau genommen aus vielen unterschiedlichen Aktivitäten. Die Aufgabe 'domain' erfordert zum Beispiel die Suche nach einem Anbieter oder die Weiterleitung von existierenden Websites. Diese kleinen Schritte können sie als Aktivitäten definieren. Der Zeitaufwand wird innerhalb der Aktivitäten erfasst. Jede Aktivität und jede Aufgabe haben einen Bearbeiter, so dass die Zuständigkeiten klar definieren werden können.

So erfolgt die Umsetzung in ZeyOS: Gehen Sie in die Projekte-App und erstellen Sie ein Neues Projekt.

Geben Sie dem Projekt einen Namen. Projektnummern werden automatisch vergeben, können aber verändert werden. Wählen Sie einen Status aus, fügen Sie eine Beschreibung ein oder taggen sie das Projekt. Nachdem die Basisinformation gespeichert ist haben Sie einen Rahmen, der nun mit Inhalt gefüllt werden kann.

Ein Projekt besteht aus Aufgaben. Eine neue Aufgabe kann entweder in der Aufgaben-App erstellt und mit dem Projekt assoziiert werden, oder Sie erstellen die Aufgabe direkt in dem Projekt. Dazu gehen Sie auf neu Aufgabe hinzufügen und ergänzen anschließend diese Aufgabe um die grundlegenden Informationen. Der Bearbeiter kann sofort oder später festgelegt werden.

Nun haben Sie eine Aufgabe, die mit dem Projekt verknüft ist.

Abschließend erzeugen sie noch einige Aktivitäten. Wählen Sie eine Aufgabe aus, die Sie nun in weitere Schritte zerlegen möchten.

Nun sehen sie alle Aktivitäten, die zu der Aufgabe gehören.

Aufgaben und Aktivitäten müssen nicht mit anderen Objekten verknüft sein. Eine Assoziation kann auch später hinzugefügt werden.

Aktivitäten werden für die Zeiterfassung verwendet. Wenn eine Aktivität beendet ist, können Sie diese fertig stellen. Beachten Sie, dass nach der Fertigstellung keine Änderungen mehr vorgenommen werden können. Eine fertig gestellte Aktivität lässt sich nicht mehr löschen.

Eine fertig gestellte Aktivität lässt sich über Optionen stornieren. Auf der rechten Seite sehen Sie, mit welcher Aufgabe und welchem Projekt die Aktivität verknüpft ist.

Innerhalb einer Aufgabe sehen Sie den Status aller zugehörigen Aktivitäten.

Arbeitszeit lässt sich nur in Aktivitäten erfassen. Weder Aufgaben noch Projekte haben diese Funktionalität. Der Arbeitsaufwand eines Projektes ergibt sich aus den zugrundeliegenden Aufgaben und den darin enthaltenen Aktivitäten.