Dokumente

Das Modul Dokumente ist der strukturierte Dokumentarbeitsbereich in ZeyOS. Es unterscheidet sich vom reinen Dateibrowser, weil Dokumente eigene Geschäftsmetadaten, Sichtbarkeit, Workflow-Status und verknüpfte Datensätze tragen.

Dokumentenliste mit Datensätzen zu Name, Dokumentennummer, Bearbeiter, Status, Dateiname, Dateityp und Größe

Dokumente vs. Dateien

Der Unterschied ist wichtig:

• Dokumente = Dokumentdatensätze mit Status, Bearbeiter, Nummerierung, Sichtbarkeit und angehängter Datei
• Dateien = Live-Browser für gespeicherte Dateien, Exporte und hochgeladene Binärdateien ohne den dokumentenspezifischen Workflow-Kontext

Wenn Sie ein Dokument als fachliches Objekt verwalten möchten, nutzen Sie Dokumente. Wenn Sie nur gespeicherte Dateien durchsuchen möchten, nutzen Sie Dateien.

Was Sie auf der Seite sehen

Die Live-Dokumentenliste enthält Felder wie:

• Name
• Dokumenten-Nr.
• Bearbeiter
• Status
• Dateiname
• Dateityp
• Größe
• Öffentlich

Die Seite bietet außerdem Sichtbarkeits- und Aktivitätsfilter sowie Aktionen wie Herunterladen, Löschen und Archivieren.

Typischer Ablauf

1. Legen Sie einen neuen Dokumentdatensatz an.
2. Laden Sie die relevante Datei hoch oder hängen Sie sie an.
3. Pflegen Sie Metadaten wie Titel, Bearbeiter und Status.
4. Verknüpfen Sie das Dokument bei Bedarf mit verwandten Geschäftsobjekten.
5. Nutzen Sie den Dokumenten-Lebenszyklus, statt sich allein auf die Dateispeicherung zu verlassen.

Dokumentformular mit Name, Dokumentennummer, Status, Öffentlich-Schalter, Bearbeiter, Eigentümer, Tags, MIME-Typ und Datei-Upload-Bereich

Das Dokumentformular kombiniert Datensatz-Metadaten auf der linken Seite mit dem Dateianhang-Bereich auf der rechten. Setzen Sie den Status, um den Dokumentenstand im Lebenszyklus zu steuern, aktivieren Sie Öffentlich für teamübergreifende Zugänglichkeit, und nutzen Sie den Upload-Bereich, um die eigentliche Datei anzuhängen.

Wenn Benutzer häufig verwechseln

Oft stellen sich Benutzer zwei verschiedene Fragen:

• „Wo ist die Datei gespeichert?" — das zeigt Dateien
• „Wo wird der Dokumentdatensatz verwaltet?" — das gehört in Dokumente

Dieser Unterschied wird besonders relevant, wenn Teams Freigabe-Workflows, öffentliche Sichtbarkeit oder eine stabile Dokumentennummerierung benötigen.

Bewährte Praxis

• Nutzen Sie Dokumentdatensätze für fachlich relevante Dateien, die Eigentümerschaft oder Status benötigen.
• Verwenden Sie einheitliche Benennungen, damit Dokumenttitel und angehängter Dateiname zusammen verständlich bleiben.
• Archivieren Sie Dokumentdatensätze, statt die Rückverfolgbarkeit durch unstrukturierte Einzeldateien zu verlieren.

Verwandte Themen

• Dateien - Gespeicherte Dateien unabhängig von Dokumentdatensätzen durchsuchen.
• Links - Links verwenden, wenn die Quelle extern bleibt und nicht in ZeyOS gespeichert wird.