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Beschaffung

Das Modul Beschaffung ist das einkaufsseitige Gegenstück zur Fakturierung. Es bündelt Anfragen, Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen und Gutschriften im lieferantenseitigen Belegfluss.

Live-Beschaffungsübersicht
Live-Beschaffungsübersicht

Wofür diese Seite gedacht ist​

Nutzen Sie Beschaffung, wenn Ihr Unternehmen Waren oder Leistungen bei Lieferanten anfragt, bestellt, entgegennimmt und kaufmännisch verarbeitet.

Einkaufsseitiger Belegfluss​

Der Beschaffungsprozess ist typischerweise gegliedert in:

  • Anfragen
  • Aufträge
  • Lieferungen
  • Rechnungen
  • Gutschriften

So kann ein Lieferantenvorgang vom ersten Bedarf bis zum endgültigen finanziellen Ausgleich nachvollzogen werden.

Was Sie auf der Seite sehen​

Über die Belegreiter hinweg enthält die Live-Liste Felder wie:

  • Transaktions-Nr.
  • Datum
  • Bearbeiter
  • Account
  • Status
  • Nettobetrag

Zusätzlich enthält das Modul:

  • eine Aktion zum Anlegen neuer Vorgänge passend zum aktiven Reiter
  • Aktivitäts- und Account-Filter
  • Sammelaktionen für die Massenbearbeitung
  • zusammengefasste kaufmännische Summen für die gefilterte Liste

Beschaffung vs Fakturierung​

Die Oberfläche ist bewusst ähnlich zur Fakturierung, aber die kaufmännische Perspektive ist umgekehrt:

  • Fakturierung ist verkaufsseitige Kundenabwicklung.
  • Beschaffung ist einkaufsseitige Lieferantenabwicklung.

Die Beleglogik bleibt ähnlich, aber die fachliche Rolle wechselt vom Verkaufen zum Einkaufen.

Typischer Ablauf​

  1. Legen Sie eine Anfrage an, wenn Sie Lieferanteninformationen oder Preise einholen möchten.
  2. Wandeln Sie die Anfrage in einen Auftrag um, sobald der Lieferant feststeht.
  3. Erfassen Sie die Lieferung, wenn Waren eingehen.
  4. Registrieren Sie die Lieferantenrechnung.
  5. Nutzen Sie eine Gutschrift für Korrekturen, Rückgaben oder lieferantenseitige Rückabwicklungen.

Wie Beschaffung mit anderen Modulen zusammenhängt​

Beschaffungsvorgänge sind häufig verbunden mit:

  • Lieferantenaccounts
  • Bestandsartikeln und Mengen
  • Wareneingängen
  • ausgehenden Zahlungen
  • Ticket- oder Projektarbeit bei externen Leistungen

Dadurch ist Beschaffung sowohl Finanz- als auch Operationsmodul.

Bewährte Praxis​

  • Führen Sie Lieferantenbelege entlang des Workflows fort, statt getrennte Datensätze neu anzulegen.
  • Halten Sie Lieferantenaccounts und Einkaufsdaten der Artikel aktuell.
  • Trennen Sie klar zwischen Wareneingang und Eingangsrechnung.
  • Nutzen Sie Beschaffungsvorgänge, um Kosten- und Bestandsverläufe nachvollziehbar zu halten.
  • Verwenden Sie Status teamweit konsistent, damit offene Einkaufsverpflichtungen sichtbar bleiben.

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