Zum Hauptinhalt springen

Inkasso

Das Modul Inkasso ist für die Nachverfolgung von Forderungen und Verbindlichkeiten gedacht: offene Salden, Aufstellungen, Erinnerungen und Mahnungen.

Wichtiger Hinweis zur Verfügbarkeit​

Im aktuell verwendeten Live-Demo-Tenant dieser Dokumentationsrunde lieferte die Route Inkasso eine Seite „nicht gefunden oder kein Zugriff“. Das deutet darauf hin, dass das Modul in der Praxis funktions-, editions- oder berechtigungsabhängig ist.

Deshalb beschreibt der folgende Text das fachliche Soll-Modell von ZeyOS, nicht jedoch eine aktuell zugängliche Live-Demo-Ansicht.

Für diesen Artikel gibt es deshalb keinen Live-Screenshot aus der Demo, weil das Modul dort nicht geöffnet werden konnte.

Wofür dieses Modul gedacht ist​

Nutzen Sie Inkasso, wenn Zahlungsnachverfolgung zu einem strukturierten Prozess werden soll und nicht nur zu informellen Erinnerungen außerhalb des Systems.

Typische Funktionsbereiche​

Inkasso ist fachlich um mehrere Teilbereiche aufgebaut:

  • Forderungen für offene kundenseitige Beträge
  • Verbindlichkeiten für lieferantenseitige offene Beträge
  • Aufstellungen für Kontoübersichten
  • Erinnerungen für frühe Zahlungsnachverfolgung
  • Mahnungen für eskalierte Inkassokommunikation

Typischer Ablauf​

  1. Ausgangspunkt sind offene Rechnungen oder andere unbezahlte Positionen.
  2. Prüfen Sie überfällige Salden nach Account und Fälligkeitsdatum.
  3. Erstellen Sie bei Bedarf eine Aufstellung für einen konsolidierten Überblick.
  4. Versenden Sie eine Erinnerung.
  5. Eskalieren Sie bei Bedarf zur Mahnung.
  6. Schließen Sie den Prozess ab, sobald Zahlung eingeht oder die Position anderweitig geklärt ist.

Wo Benutzer häufig mehr Klarheit brauchen​

Inkasso wird häufig verwechselt mit:

  • Zahlungen, wo tatsächliche Geldbewegungen erfasst werden
  • Fakturierung, wo die Forderung überhaupt erst entsteht
  • Beschaffung, wo lieferantenseitige Verbindlichkeiten entstehen

Die saubere Trennung lautet:

  • Fakturierung / Beschaffung erzeugen die zugrunde liegenden Belege
  • Zahlungen gleichen sie aus
  • Inkasso steuert die Nachverfolgung, wenn der Ausgleich nicht rechtzeitig erfolgt

Bewährte Praxis​

  • Verstehen Sie Inkasso als kontrollierten Eskalationsprozess.
  • Stimmen Sie Erinnerungs- und Mahnregeln mit der Finanzrichtlinie ab.
  • Schulen Sie Benutzer klar in der Unterscheidung zwischen „offen“, „bezahlt“ und „überfällig, aber noch nicht eskaliert“.

Verwandte Themen​